KONTO – system zarządzania finansami i rachunkowości

Funkcjonalność

Księga główna

W tym module przechowywane są wszystkie operacje księgowe wykonywane w innych modułach systemu Konto. Można tu również prowadzić operacje rachunkowe związane z rozliczeniami miesięcznymi, akumulacją. Wygodny przegląd wszystkich operacji użytkownika pozwala na prześledzenie całej operacji od pierwotnego dokumentu.

System gwarantuje bezpieczeństwo – przy każdej operacji, niezależnie od tego w jakim dzienniku jest księgowana, można rejestrować dane identyfikacyjne użytkownika i czas wejścia.

Prowadzenie operacji i dzienników może odbywać się w pakiecie w sposób zautomatyzowany lub ręcznie, przenosząc dane z innych obszarów funkcjonalnych.

Operacje gotówkowe

System zintegrowany z  systemami bankowymi pozwala na przeprowadzenie zarówno płatności jak i operacji (automatyczny import i eksport przelewów). Zlecenia przelewów mogą być tworzone bezpośrednio z okna zobowiązań: będą one automatycznie przenoszone do systemu bankowego. W rejestrach programów można  wprowadzić wiele dodatkowych informacji niezbędnych do konkretnych działań, takich jak stanowista lub osobiste dane odbiorcy. Operacje odbioru przelewów i płatności oraz stan konta można kontrolować według poszczególnych kont bankowych. Funkcja prognozy przepływów finansów według dokumentów wprowadzonych do systemu i ich ustawień (np. grafików płatności/otrzymywanych sum).

Zarządzanie kupnem-sprzedażą

Moduły dla przeprowadzania operacji zakupu i sprzedaży towarów, surowców,  niskocennych składników majątku, środków trwałych i usług. Wprowadzając podstawowy dokument wskazuje się charakter transakcji, a program automatycznie umieszcza dokument w odpowiedniej bazie.

Zarządzanie zakupami obejmuje: Planowanie zamówień, Przygotowanie zamówień zakupu i Realizację procesu nadzoru i samego zakupu. Zarządzanie sprzedażą obejmuje procesy: Przygotowania zleceń sprzedaży, w tym zamówień na import z odległych jednostek, Realizacji sprzedaży i Nadzóru realizacji oraz Realizacji kupna.

Zarządzanie rozliczeniami

Moduł ten przeznaczony jest do zarządzania rozliczeniami wierzycieli lub dłużników, przewalutowywania rozliczeń, obliczania odsetek.  Moduł składa się z kilku części: należności, zobowiązań, administrowania zadłużeniem.

Wybierając konkretnego kontrahenta, widoczne są wszystkie jego zadłużenia i dokumenty płatności. Zadłużenie można rozłożyć na raty, a program sam zaproponuje ich wysokość. Realizując płatności walutowe program automatycznie ocenia  wahania kursu walutowego oraz, w zależności od wartości tych wahań, wystawia wpisy rachunkowe do księgi głównej. Możliwe jest przeprowadzenie automatycznego pokrycia zadłużenia. Program realizuje to  metodą FIFO, tzn. najstarsze zadłużenie pokrywa najstarszym dokumentem płatniczym. 

Część należności może być przyjmowana za pomocą przelewów bankowych, które można połączyć z konkretnymi należnościami, płatnościami i dłużnikami. Otrzymywane kwoty można klasyfikować automatycznie na krótko i długoterminowe, tworzyć listę należności według terminów płatności. Wpłaty można dopasowywać do płatników ręcznie lub automatycznie według wybranych ustawień lub łącząc zadłużone firmy z długami.

W funkcji administracji zadłużeń mogą być formowane różne listy dłużników (nie płacących w terminie, tych, którzy otrzymali ostrzeżenia, sprawy przekazane do do sądu, sprawy z sądowym nakazem spłaty zadłużenia itp.). Można tworzyć co najmniej trzy poziomy przypomnień dla dłużników, obliczać odsetki zgodnie z przyjętymi kryteriami, dopisywać je do rachunków dłużników. Długi można pogrupować według terminów płatności, terminów powstania zadłużenia, waluty, dostawców, cech detalicznych.

Rezerwy

Moduł realizuje wszystkie specyficzne operacje księgowe: przychody, wydatki, przeszacowania i rejestry strat. Przy pomocy posiłkowych tablic informacyjnych będzie można zobaczyć koszty własne towarów według dat zamówień, ruch  konkretnych towarów w konkretnym magazynie, albo dynamikę tych ruchów według dni, okresów, lat. W każdej chwili można sprawdzić stan produkcji w całym przedsiębiorstwie (stan towarów). Można obserwować ilość towarów we wszystkich magazynach firmowych, ilośc zamówionych towarów według zamówień kupna/sprzedaży.

Rachunkowość aktywów

Baza majątku trwałego jest bardzo informacyjna. W każdej chwili można przeglądać dokumenty związane z konkretną kartoteką. Wartość początkowa aktywów może być zgromadzona w częściach (np. koszty nabycia, transportu, instalacji itd.). Wprowadzając nową jednostkę, można automatycznie stworzyć etykiety, kody czy kody kreskowe.

Zużycie może być obliczane bezpośrednią metodą obliczenia zużycia.  Można tymczasowo zatrzymać obliczanie zużycia, jeżeli ruchomości nie są w danym momencie używane, automatycznie opóźniając datę końca eksploatacji.

Program przechowuje informacje na temat kosztów konserwacji/naprawy i oblicza procent od wartości zakupu.

System może rejestrować historię  wewnetrznego ruchu majątku trwałego (transfery z jednego miejsca do drugiego, od jednostki do jednostki, od jednej odpowiedzialnej osoby do drugiej). Obiekt przenosić można nie tylko do innego działu lub osoby odpowiedzialnej materialnie, ale również do modułu rezerw. Moduł majatku trwałego wyposażony jest w funkcję inwentaryzacji.

System pracuje w technologii RFID UHF Gen2, tzn. działa z pomocą rezerwuaru przechowywującego dane na temat majątku trwałego. Dane inwentaryzacyjne są automatycznie przesyłane do systemu księgowego. Na Litwie działa tylko jeden taki projekt. Rozwiązanie to zasadniczo przenosi na wyższy poziom inwentaryzację majątku i wydajność samego procesu.

Planowanie zamówień

Moduł „Planowanie zamówienia” zarządza procesami planowania zamówień i ich realizacją. Formowany jest plan zamówień, gromadzona jest historia wersji tych planów. Zakupy można grupować według różnych cech (np. kodów produktów, kategorii usługi, rodzaju pracy, itd.). Moduł Planowanie zamówień powiązany jest z modułami Zarządzanie dokumentami i Zarządzanie umowami – do planów zamówień można dodawać dokumenty (pliki), które są przechowywane w systemie Zarządzania dokumentami, można sprawdzać informacje na temat wywiązywania się z umów.

Za pomocą systemu można kontrolować cały proces kupna (Np. według kolejności umowa - zamówienie - odbiór (usługi, prac) - zarejestrowanie faktury). Moduł umożliwia jednorazową lub długoterminową kontrolę realizacji umowy, zarządzanie i monitorowanie stanu realizacji.

Rachunkowośc produkcji

Moduł służy do obliczania i analizy zrealizowanej produkcji i produkcji w toku, zarządzania zapotrzebowaniem na surowce i materiały, tworzenia planów produkcyjnych i ich analizy. Jest odpowiedni do wykorzystania w produkcji elektroniki, piwa, mebli, produktów naftowych, w firmach krawieckich, drukarniach itd.

Moduł zarządzania projektami

Moduł zawiera możliwość opisania działań w ramach projektu, grupy roboczej, zasobów, budżetu. Można sporządzić raporty na temat postępów w realizacji projektu, odchylenia od budżetu, terminów. Można drukować wykres Gant'a.

Moduł umów

Moduł przeznaczony jest do rejestracji i zarządzania różnymi rodzajami umów. Można monitorować terminy obowiązywania umów, płatności i inne informacje na temat ich wykonywania. Możliwe jest przypisanie do umów zeskanowanych oryginalnych dokumentów  (samych umów, ich załączników, aneksów, rachunków itd.).