Viešieji pirkimai. Sutartys

Išmanus pirkimų planavimas skirtas viešųjų pirkimų planų rengimui, keitimui, atliktų pirkimų registravimui, plano vykdymo priežiūrai, pirkimo paraiškų, sutarčių bei pirkimų dokumentų valdymui.

Viešųjų pirkimų proceso valdymas taps ženkliai efektyvesnis

Procesai

Procesų valdymas užtikrins sklandų pirkimą nuo pirkimo paraiškos iki sutarties sudarymo ar sąskaitos faktūros saugojimo. Sistemoje saugoma informacija apie suplanuotus bei jau atliktus pirkimus, todėl metų eigoje suplanuotų papildomų pirkimų būdai visada bus parinkti atsižvelgiant į įstatymo nuostatas.

Ataskaitos

Automatizuotai rengiamos viešųjų pirkimų ataskaitos (pagal viešųjų pirkimų įstatymo reikalavimus) taupys jūsų darbuotojų laiką ir kaštus. Jūs galėsite ne tik naudotis sukurtomis ataskaitomis, bet ir patys formuoti norimas ataskaitas: parinkti laukus, filtrus, sumavimą.

Dokumentai

Dokumentų rengimo, registravimo bei saugojimo funkcijos užtikrins efektyvų didelio kiekio suskaitmenintų ar elektroninių dokumentų valdymą bei jų saugojimą vieningoje sistemoje.

Užduotys

Užduočių rengimui, skirstymui ir kontrolei skirtos funkcijos leis Jums rezultatyviai, nuosekliai ir laiku atlikti užduotis, stebėti jų būseną bei disponuoti darbuotojų resursais.

Sutartys

Automatizuotos sutarčių rengimo bei jų vykdymo kontrolės priemonės apsaugos Jus nuo klaidų ir taupys išteklius, bei leis kontroliuoti sutartis pagal datas, kiekius, kainas (vieneto ir bendrą kainą).

Pranešimai

Informatyvūs pranešimai padės vartotojams laiku pastebėti sutarties būklę ir atlikti savalaikius pakeitimus ar veiksmus.

Skenavimas

Išmanusis dokumentų skenavimas (skeneris, OCR ir Logas duomenų apdorojimo procesai) užtikrins automatinį duomenų užpildymą, registravimą bei saugojimą esant dideliam dokumentų kiekiui.

VIEŠŲJŲ PIRKIMŲ
planavimui, įgyvendinimui ir valdymui be popierių

Pirkimų grupavimas. Įvedus naujus pirkimus, sistema, remiantis BVPŽ kodais, automatiškai juos sugrupuoja pagal paslaugų kategorijas, prekių BVPŽ pirmus 3 skaitmenis arba darbų objektą.

Poreikių surinkimas. Pagal perkančiosios organizacijos poreikius yra suformuojama pirkimo poreikio forma su informacijos įvedimui ir išsaugojimui pritaikytais laukais. Poreikio surinkimui naudojami procesai, kurie užtikrina nustatytų tvirtinimų įvykdymą, papildomos informacijos suvedimą ir kontrolę su pirkimo planu.

Rekomendacijos dėl pirkimo būdo. Sistema grupuoja susijusius pirkimus, sumuoja planuojamas ir faktines pirkimų vertes bei teikia rekomendacijas dėl tinkamo pirkimo būdo parinkimo. Sistemoje yra galimybė apsirašyti pirkimo būdus, patvirtintus įstatymais.

Pirkimo plano tvirtinimas. Iš sistemoje įvestų pirkimų suformuojamas dokumentas viešųjų pirkimų plano patvirtinimui. Pirkimo plano tvirtinimo dokumentas gali būti tvirtinamas el. parašo pagalba.

Automatizuotas plano viešinimas. Sistemoje suformuotas viešųjų pirkimų planas gali būti eksportuotas į CVPP.lt. Eksportavimui gali būti pasirinkti visi pirkimai, išskyrus mažos vertės pirkimus.

Atlikto pirkimo registravimas. Įvykdžius pirkimą jis registruojamas sistemoje, susiejant su planuotu pirkimu. Sistema informuoja, jei atlikto pirkimo vertė viršija planuotą.

Priminimai. Registruojant ilgalaikes pirkimo sutartis galima nustatyti priminimus, kurie informuos apie sutarties pabaigą, išnaudotus ar viršijamus kiekius.

Ataskaitos. Galima lanksčiai pagal poreikį formuoti norimas ataskaitas, eksportuoti į Excel, PDF ir kt. populiarius formatus. Automatiškai kiekvieną mėnesį yra suformuojama ataskaita apie į pirkimo planą įtrauktus ir įvykdytus mažos vertės pirkimus, bei paruošiami duomenys AT-6/AT-7 formos pildymui.

Pirkimų konsolidavimas. Sistema leidžia apjungti neribotą skaičių pirkimo plano eilučių į vieną pirkimą, išsaugant pirminę informaciją.

SAUGI IR PATIKIMA
informacinė sistema

Savo ir pavaldžių organizacijų pirkimų valdymas

Sistema pagal vartotojo turimas teises pateikia informaciją apie savo bei pavaldžių organizacijų pirkimus.

Vartotojai

Prisijungimas prie sistemos vyksta naudojant vartotojo paskyrą. Yra galimybė kiekvienam vartotojui nustatyti teises sistemos funkcijoms bei duomenims. Kiekvienas vartotojas turi galimybę pagal savo darbo principus ar atliekamas funkcijas susikurti vaizdą sistemos languose, jį išsisaugoti ir naudoti nepriklausomai nuo darbo vietos.

Auditas

Sistemoje fiksuojama informacija apie atliktus pakeitimus: kas, kada ir ką atliko. Tai užtikrina galimybę apsisaugoti nuo nesankcionuotų ar netyčinių vartotojų veiksmų. Sistemos priemonės leidžia stebėti vartotojų veiksmus iki lauko lygio.

PADIDINSITE

darbo efektyvumą, sprendimų skaidrumą, darbuotojų savarankiškumą

Organizacijai

• Didina veiklos efektyvumą, nes, procesų ir dokumentų centralizuotas valdymas trumpina operacijų laiką ir kaštus: taupomas popieriaus, biuro įranga, IT infrastruktūra.

• Veikla tampa lankstesnė – galimas greitesnis atsakas į pokyčius, turint automatizuotus ir centralizuotus procesus.

• Saugi ir kontroliuojama informacija – tik autorizuotas informacijos pasiekimas ir minimali praradimo rizika.

Vadovams

• Greitesnis ir efektyvesnis sprendimų priėmimas – pasiekti dokumentus, stebėti užduočių vykdymą, inicijuoti norimus procesus galima bet kur ir bet kada.

• Patogesnis užduočių delegavimas ir kontrolė – užduotys niekada nebus pamirštos. Jas atliks paskirti arba juos pavaduojantys asmenys.

• Nenutrūkstamas darbas keliaujant – pasiekti dokumentus, stebėti užduočių vykdymą, paleisti norimus procesus. Galima dalyvauti įstaigos gyvenime, net nebūnant biure.

Darbuotojams

• Greičiau ir patogiau parengsite ir visada surasite informaciją – aktualios pirkimų planų, paraiškų, sutarčių ir kitų dokumentų versijos yra lengvai pasiekiamos, o dirbama tik su paskutinėmis versijomis.

• Pagalbininkas atliekant užduotis – nėra galimybės suklysti ar pavėluoti, nes užduotis lydi dokumentai, pateikiama glausta informacija bei priminimai apie artėjančius darbų terminus net tuomet, kai nebūsite prisijungę prie sistemos.

• Derinimo eigos stebėjimas. Kai informacija derinama tarp kelių darbuotojų, kiekvienas gali stebėti eigą ir ją keisti.