Kaip sumažinti rankinį darbą įmonėje, pasitelkus automatizuotą dokumentų valdymą?

Dokumentų valdymo sistemos (DVS), automatizuojančios pasikartojančius veiksmus – efektyvus sprendimas, kaip sumažinti rankinį darbą įmonėje. Neretai būtent dokumentų skaitmenizavimas yra pirmasis žingsnis, po kurio pereinama prie efektyvesnio kitų įmonės veiklos procesų (finansai, apskaita, personalas ir pan.) valdymo, pasitelkus reikiamus ERP modulius.  

Kodėl rankinis dokumentų valdymas įmonėje užima daug laiko?

Be atitinkamos formos dokumento paruošimo, už šią sritį atsakingiems darbuotojams tenka atlikti daug papildomų veiksmų, jog konkretus dokumentas atliktų savo funkciją. Nesusidūrusiems su rankiniu dokumentų valdymu, sunku įsivaizduoti, kiek laiko užima tokie, iš pažiūros paprasti darbai, kaip įdarbinimas, atostogų prašymo patvirtinimas ir kita.

Kalbant apie darbą su įmonės dokumentais, reikia nepamiršti tokių veiksmų, kaip:

• spausdinimas, kopijavimas, siuntimas darbuotojams;
• paieška (kompiuteryje, el. pašte, popieriniuose aplankuose);
• dokumentų derinimas ir tvirtinimas;
• pasirašymas
• archyvavimas ir saugojimas.

Šių veiksmų atlikimas rankomis reiškia ne tik didesnes laiko sąnaudas bei išaugusį krūvį atsakingiems darbuotojams. Kartu sulėtėja įvairūs įmonės veiklos procesai bei padidėja ir tikimybė, jog, ruošiant dokumentus, įsivels klaidų, šie bus sugadinti ar, perduodami iš vienų rankų į kitas, pasimes. Tai, be papildomos laiko gaišaties, įmonei gali reikšti nuostolius ar kitas problemas.

Dokumentų valdymo sistema: kas tai?

Dokumentų valdymo sistema (DVS) – programinė įranga, skirta centralizuotam įvairių tipų (personalo dokumentai, sąskaitos faktūros, sutartys ir kita) dokumentų saugojimui ir visų su jais susijusių veiksmų – nuo registravimo iki archyvavimo – atlikimui.

Sprendimas pereiti prie DVS naudojimo įmonės veikloje reiškia spartesnį darbą, didesnį efektyvumą bei mažesnę klaidų riziką. Nereikia įsivaizduoti, jog dokumentų automatizavimas veikia vieno mygtuko paspaudimu ar leidžia atlikti visus veiksmus be žmogaus įsikišimo. Tai – galimybė, padedanti reikiamus darbus atlikti greičiau bei tiksliau.

Priklausomai nuo tipo, dokumentų valdymo programa:

• gali būti integruota į verslo valdymo (ERP) sistemą;
• diegiama kaip atskira programinė įranga.

Jei įmonei aktualu, kaip sumažinti rankinį darbą, pradedant nuo dokumentų valdymo, kitus verslo procesus automatizuojant palaipsniui, atskirai diegiama DVS gali tapti efektyviu sprendimu.

Tokia galimybę suteikia LABBIS dokumentų valdymo sistema LOGAS – savarankiška programa, leidžianti pasirinkti įmonei aktualias funkcijas bei lengvai integruojama su kitomis ERP sistemomis ar jų moduliais – apskaitos, personalo ir kita.

Klientams, kuriems dokumentų valdymas nekelia didesnių, esminių pokyčių reikalaujančių sprendimų, tačiau daug laiko suryja būtent sąskaitos faktūros, galime pasiūlyti AI paremtą sąskaitų automatizavimo įrankį.

Kaip sumažinti rankinį darbą įmonėje, įdiegus dokumentų valdymo sistemą?

Dokumentų valdymo sistemos leidžia automatizuoti tokius pasikartojančius procesus, kaip dokumentų registravimas, derinimas, pasirašymas, paieška ir pan., taip sumažinant rankinio darbo būtinybę. Kartu – taupant darbuotojų laiką ir sumažinant žmogiškųjų klaidų, susijusių su neatidumu, skubėjimu, nuovargiu ir pan. riziką.

Toliau aptariamos pagrindinės DVS funkcijos, kurios gali palengvinti ir Jūsų įmonės kasdienybę.

Dokumentus saugokite ir jų ieškokite vienoje vietoje

Centralizuotas dokumentų saugojimas ir paieška taupo laiką, leidžia išvengti nesusipratimų dėl dingusių dokumentų bei supaprastina komunikaciją tarp darbuotojų.

Viena įmonės dokumentų saugojimo vieta vietoje skirtingų kompiuterių, darbuotojų el. paštų ar net popierinių katalogų. Taip visi darbuotojai, atsakingi už įmonės dokumentų tvarkymą ar įtraukti į šį procesą (pavyzdžiui, darbo sutartį pasirašyti turintis darbuotojas) žinos, kur rasti reikiamą dokumentą.

Tokia galimybė ne tik paspartina daugelį procesų įmonėje (įdarbinimas, atostogos, pakėlimas pareigose ir pan.), bet ir sumažina dokumentų praradimo riziką.

Valdykite dokumento kelią nuo registravimo iki archyvavimo

Visi su dokumentu susiję veiksmai nuo įregistravimo iki archyvavimo valdomi vienoje sistemoje. Tokia galimybė:

• pagreitina darbo su dokumentais procesą;
• leidžia išvengti dokumentų siuntimo ar perdavimo tiesiai į rankas atsakingiems darbuotojams;
• užtikrina, jog į dokumentų tvarkymo procesą įtraukti darbuotojai atliks reikiamus veiksmus (susipažins, pasirašys, patvirtins ir pan.);
• leidžia matyti, pas kokį darbuotoją konkrečiu metu yra dokumentas.

Kontroliuokite versijas ir prieigos teises

Kai tas pats dokumentas keliauja el. paštu, greitai atsiranda kelios jo versijos ir nebeaišku, kuri iš jų galutinė. Sistemoje versijos saugomos viena po kitos: matyti, kas ir kada dokumentą keitė, o galiojanti versija visada lieka viena.

Prieigos valdymas leidžia kontroliuoti, kokius dokumentus darbuotojas mato ir kokius veiksmus, priklausomai nuo užimamų pareigų, gali atlikti. Tai galimybė, skirta duomenų konfidencialumui užtikrinti ir apsaugoti nuo nepageidaujamos veiklos su įmonės dokumentais.

Pasirašykite dokumentus elektroniniu parašu sistemoje

Popierinį dokumentą reikia atspausdinti, pasirašyti, nuskenuoti ir išsiųsti. Elektroninis parašas dokumentams šią grandinę sutrumpina iki kelių veiksmų sistemoje.

Svarbu žinoti, kad teisinė galia priklauso nuo parašo tipo. Pagal eIDAS reglamentą tik kvalifikuotas elektroninis parašas prilygsta ranka rašytam parašui ir pripažįstamas visose ES valstybėse narėse. Lietuvoje jį galima sukurti su Smart-ID, mobiliuoju parašu (Mobile ID) ar asmens tapatybės kortele, o pasirašytas dokumentas dažniausiai išsaugomas ADOC formatu.

Logas sistemoje kvalifikuotu el. parašu pasirašyti galima pasirinkus „El. pasirašymo su Dokobit“ funkcionalumą.

Naudokitės darbuotojų savitarna

Kasdienius veiksmus, pavyzdžiui, atostogų ar komandiruočių prašymų teikimas, prisijungę prie savitarnos sistemos gali atlikti patys darbuotojai. Dokumentų valdymas yra greitesnis ir sklandesnis, kai procesas neapsiriboja vadovo ar administratoriaus atsakomybe.

Prieigos valdymas leidžia kontroliuoti, kokius dokumentus matyti ir kokius veiksmus,priklausomai nuo užimamų pareigų, atlikti gali darbuotojas. Tai – galimybė, skirta duomenų konfidencialumo užtikrinimui ir apsaugai nuo nepageidaujamos veiklos, susijusios su įmonės dokumentais.

Integruokite su kitomis įmonėje naudojamomis sistemomis

Dokumentų valdymo sistema, pasirinkus tinkamą programinę įrangą, užtikrina automatinius duomenų mainus, gerokai sumažinančius rankinio darbo būtinybę.

Dokumentų valdymas įmonėje neatsiejamas nuo kitų veiklos sričių (finansų, apskaitos ir pan.) bei jų valdymui naudojamų sistemų ar atskirų programų. Tai reiškia ne tik greitesnį darbą, bet ir leidžia išvengti duomenų dubliavimosi bei netikslumų, susijusių su klaidinga informacija ar žmogiškosiomis klaidomis. 

Kuo popierinių dokumentų atsisakymas gali būti naudingas Jūsų verslui?

Perėjimas prie skaitmenizuoto dokumentų tvarkymo, be realiai sumažėjusios rankinio darbo apimties, verslui atneša ir daugiau svarbių privalumų – nuo sumažėjusių išlaidų iki išaugusios darbo kokybės. Dokumentų valdymas yra svarbus, nuo kitų įmonės veiklos funkcijų neatsiejamas procesas, tad minėti privalumai tiesiogiai veikia bendrą verslo efektyvumą.  

• Racionalesnis laiko panaudojimas. Kai pasikartojantys veiksmai, susiję su dokumentų valdymu, atliekami automatiškai, darbuotojai laiką ir dėmesį gali skirti kitoms užduotims.
• Mažinamos administracinės išlaidos. Sumažėjęs spausdinimo, pašto paslaugų bei fizinio archyvavimo poreikis lemia mažesnes įmonės išlaidas.
• Skaidresnis dokumentų tvarkymas. Prieigos teisės, elektroninis parašas dokumentams pasirašyti, atliktų veiksmų bei dokumento buvimo vietos matomumas prisideda prie procesų skaidrumo ir kokybės.
• Mažesnė klaidų rizika. Viena saugojimo vieta bei pagrindinių veiksmų automatizacija sumažina žmogiškųjų klaidų bei dokumentų sugadinimo ar praradimo riziką.  

Lentelėje pateikti akivaizdūs praktiniai pokyčiai įmonės kasdienybėje, sukuriantys aptartą skaitmenizuoto dokumentų tvarkymo naudą. 

Suprantame, jog verslo pasaulyje geriausia kalba konkretūs faktai, o ne teorija. Tad siūlome susipažinti su moksliniu tyrimu, kuriame  pokyčiai, kurie, įdiegus dokumentų valdymo sistemą, įvyko vienoje Indonezijos gamybos įmonėje.

Su LOGAS žingsnis po žingsnio pereikite prie skaitmenizuoto dokumentų valdymo

Suprantame, jog ne tik sprendimas, kaip sumažinti rankinį darbą su įmonės dokumentais, bet ir tai, ar tikrai jau laikas šį žingsnį žengti, neretai būna nelengvas. Ypač – nedidelėse įmonėse, kai darbuotojai dar pajėgia fiziškai susidoroti su esamu dokumentų srautu, tačiau dažnėja žmogiškosios klaidos, o darbo efektyvumas pradeda kristi.

Pasidomėkite, kaip su LABBIS LOGAS prie automatizuoto dokumentų valdymo galite pereiti palaipsniui, naudojantis ir mokant tik už tai, ko konkrečiai Jūsų įmonei reikia šiuo metu. Siūlome tiek standartinį, pagrindines dokumentų valdymo funkcijas apimantį LOGAS sprendimą, tiek nestandartinį paketą su laisvai pasirenkamomis funkcijomis ir galimybėmis.