Kas yra ERP sistema ir kuo ji gali būti naudinga Jūsų verslui?

Kai personalas, finansai, gamyba, sandėlis ir dokumentai valdomi skirtingose programose ar „Excel“ failuose, ilgainiui tai pradeda kainuoti ne tik laiką, bet ir verslo sprendimų kokybę. Būtent tokiose situacijose įmonės pradeda ieškoti ERP sistemos sprendimo.

ERP sistema, dar vadinama verslo valdymo sistema – modulinė programinė įranga, kurią pasitelkus,visas įmonės funkcijas galima valdyti vienoje vietoje. Tai paspartina darbą, sumažina klaidų tikimybę bei sudaro palankias sąlygas verslui augti. 

Jei vienos įmonės be šio verslo valdymo įrankio neįsivaizduoja savo kasdienybės, tai kitų atstovai dar tik renkasi informaciją, kas tai yra ir kokią naudą verslui gali atnešti. Apie tai, o taip pat –  kaip suprasti, kada laikas pereiti prie ERP sistemos, plačiau kalbama šiame straipsnyje. 

KAS YRA ERP SISTEMA?

ERP sistema (angl. Enterprise Resource Planning) – iš atskirų modulių sudaryta programinė įranga, skirta darbui su tokiais pagrindiniais verslo procesais, kaip personalas, finansai, gamyba, pardavimai, dokumentų valdymas ir kita.

ERP leidžia vienoje vietoje atlikti daugybę skirtingų veiksmų, kuriems įprastai turėtų būti pasitelkiamos skirtingos programos. Dėl tokio funkcionalumo ši programinė įranga dažnai vadinama verslo valdymo sistema.

DĖL KOKIŲ PRIVALUMŲ VERSLUI YRA VERTINAMOS ERP SISTEMOS?

ERP sistema sukurta tam, kad sujungtų kasdienius verslo procesus ir svarbiausius įmonės veiklos duomenis į vieną veikiančią visumą. Toks sprendimas įmonei suteikia apčiuopiamos naudos, kuri atsispindi šiuose pagrindiniuose pokyčiuose.

Taupo laiką. Su ERP sistema automatizavus tam tikrus procesus, įmonės darbuotojai savo laiką gali skirti svarbesnių darbų atlikimui.

Sumažina klaidų riziką. Tai pasiekti leidžia ne tik mažesnės rankinio darbo apimtys, bet ir duomenų  atnaujinimas realiu laiku. Ne mažiau svarbu, jog duomenys kaupiami vienoje vietoje, taip išvengiant galimų klaidų, juos perkeliant iš skirtingų programų.  

Padeda įmonei augti. Įvairūs ERP sistemos moduliai ar atskiros jų funkcijos gali būti įdiegiamos palaipsniui, atsižvelgiant į įmonės plėtros poreikius. Funkcionalios ERP sistemos leidžia efektyviai valdyti atskirus įmonės skyrius bei daugiau procesų. O tai, įmonei plečiantis, labai svarbu.

Didina verslo efektyvumą. Visiems darbuotojams realiu laiku prieinama informacija prisideda prie produktyvesnio darbo bei pagrįstų sprendimų priėmimo. Procesų automatizavimo galimybė supaprastina net sudėtingiausias užduotis. Tai tiesiogiai prisideda prie verslo efektyvumo didinimo.

Nesudėtingai valdoma. Šiuolaikinės verslo valdymo sistemos pasižymi nesudėtingu, intuityviu valdymu. O klientai, pasirinkę „Labbis“ ERP sistemas, gauna nenutrūkstamą pagalbą tiek mokantis dirbti su programa, tiek susidūrus su neaiškumais darbo su programa eigoje.  

Skatina klientų pasitenkinimą. Operatyvesnis darbas, mažiau klaidų bei kiti aptarti privalumai prisideda prie augančio klientų pasitenkinimo įmone. Tai – neabejotinai viena svarbiausių tikslų verslui, nepriklausomai nuo įmonės veiklos krypties.  

KOKIE PAGRINDINIAI MODULIAI GALI SUDARYTI ERP SISTEMĄ?

Verslo valdymo sistema (ERP) yra sudaryta iš skirtingų modulių, skirtų konkrečių funkcijų, pradedant apskaitos tvarkymu ir baigiant gamyba, atlikimui. ERP naudojimas įmonės veikloje gali būti pradedamas nuo vieno ar kelių modulių. O, atsiradus poreikiui, galima integruoti  ir kitus modulius. Tai leidžia prie ERP sistemos naudojimo pereiti nuosekliai ir sumažinti pradinių investicijų dydį.

Toliau plačiau aptariami dažniau naudojami ERP moduliai, kurių konkrečios funkcijos gali būti pritaikomos, atsižvelgiant į individualius įmonės poreikius.  

• Finansų ir apskaitos valdymo moduliai. Tai – modulis, kuris apima svarbiausias įmonės finansines operacijas (sąskaitos, mokesčiai, pavedimai, ataskaitos ir kita), biudžeto sudarymą, finansų analizavimą.  Šis modulis padeda aiškiai matyti įmonės finansinę situaciją ir laiku priimti pagrįstus sprendimus. 
• Personalo arba žmogiškųjų išteklių valdymo modulis. Tai – modulis, skirtas visų funkcijų, susijusių su darbuotojais (įdarbinimas, darbo užmokestis, pasiektų rezultatų vertinimas ir kita), atlikimui. Jis leidžia efektyviau valdyti personalą ir sumažinti administracinę naštą.
• Dokumentų valdymo modulis.  Tai – sutarčių, sąskaitų ir kitų vidaus dokumentų valdymas vienoje vietoje, taip užtikrinant jų prieinamumą bei vykdomos veiklos kontrolę ir skaidrumą. Toks sprendimas padeda išvengti dokumentų praradimo ir palengvina kasdienį darbą su informacija.
• Gamybos modulis. Modulis, apimantis visą gamybos procesą įmonėje: pradedant planavimu ir baigiant žaliavų panaudojimu galutinio produkto gamybai. Jis leidžia geriau planuoti gamybos apimtis ir efektyviau naudoti turimus resursus.
• Grūdų valdymo modulis. Modulis skirtas žemės ūkio įmonėms siekiančioms efektyviai valdyti grūdų pirkimo, pardavimo ir sandėliavimo procesus.

Dėl modulinės struktūros ERP sistema gali būti pritaikoma prie skirtingų įmonės poreikių ir augti kartu su verslu.

KOKIOMS ĮMONĖMS REKOMENDUOJAMA NAUDOTIS ERP SISTEMA?

Dėl modulių įvairovės, ERP sistemos diegimas gali būti pasitelkiamos įvairių įmonių, nepriklausomai nuo dydžio ar srities, veikloje. Tai gali tapti kiekvieno verslo, siekiančio augti ar išspręsti esamas, produktyvumui kenkiančias problemas, valdymo įrankiu.

KADA PEREITI PRIE ERP SISTEMOS NAUDOJIMO?  

Verslo procesų perkėlimas į pasirinktą ERP sistemą, be aptartų privalumų, reiškia ir papildomas išlaidas bei būtinybę darbuotojams prisitaikyti prie pokyčių. Todėl, perėjimas prie ERP sistemos turi būti gerai apsvarstytas sprendimas, priimtas, atsižvelgiant į esamą įmonės situaciją bei planuojamus pokyčius.

Žemiau – pagrindiniai požymiai, rodantys, kad Jūsų verslas susiduria su problemomis, kurių sprendimu gali tapti ERP sistema.

• Kyla problemų dėl skirtingų programų naudojimo. Dažniausiai tai – klaidingi, laiku neatnaujinami, tarpusavyje nesuderinti duomenys.
• Per lėtai priimami strategiškai svarbūs sprendimai. Jei su įmonės veikla susiję duomenys saugomi skirtingose sistemose, ilgiau užtrunka, kol įmonės vadovai gauna visą informaciją, atspindinčią realią verslo situaciją. Tai, kaip ir ne visada operatyviai atnaujinami duomenys, gali neigiamai paveikti sprendimų priėmimo greitį bei kokybę.
• Įmonės veikloje per daug klaidų. Neautomatizuoti procesai, laiku neatnaujinami duomenys ar klaidos juos perkeliant iš skirtingų sistemų. Tai – pagrindinės priežastys, lemiančios klaidas sąskaitose, ataskaitose, likučiuose ir pan. bei visas su tuo susijusias pasekmes. Tarp jų – ir klientų netekimą.
• Per mažas verslo efektyvumas. Per daug rankinio darbo, kurį ERP sistemos leistų atlikti automatiškai, didina ne tik klaidų riziką, bet ir užima daug darbuotojų laiko. Dėl to nukenčia įmonės veiklos efektyvumas.
• Verslas auga arba ateityje planuojama įmonės plėtra. Daugėjant veiklos funkcijų, darbuotojų, klientų ar įmonei atidarant naujus skyrius, naudojama programinė įranga gali nespėti su pokyčiais ar netgi stabdyti Jūsų verslo augimą.

NEŽINOTE, AR ERP SISTEMA TINKA IR JŪSŲ VERSLUI?

ERP sistema dažniausiai svarstoma tada, kai įmonės veikloje naudojamos kelios skirtingos programos, o duomenų valdymas tampa sudėtingas ir neefektyvus. Tačiau net ir aiškiai matant naudą, neretai kyla klausimų, ar ERP sprendimas šiuo metu būtų tinkamiausias pasirinkimas ir kokios apimties sistema būtų tinkamiausia įmonei.

Jei kyla klausimų dėl galimų sprendimų, jų apimties ar diegimo eigos, kviečiame susisiekti ir aptarti, kaip ERP sistema galėtų būti pritaikyta ir augti kartu su Jūsų verslu.