Kaip automatizuoti įmonės darbuotojų asmens duomenų tvarkymą pagal BDAR reikalavimus?

2018-ųjų metų gegužės 25 dieną visose Europos Sąjungos šalyse įsigaliojus bendrajam duomenų apsaugos reglamentui (BDAR) visos įmonės ir organizacijos, dirbančios su asmens duomenimis, privalo užtikrinti tinkamą jų tvarkymą.
Natūralu, kad susidūrus su papildomu reikalavimu, jau dirbančioms arba ką tik susikūrusioms įmonėms, jis tampa nauju iššūkiu. Tačiau, ar jį įgyvendinti taip sudėtinga, kaip gali atrodyti iš pirmo žvilgsnio? Padėsime jums susigaudyti BDAR reikalavimuose ir pasiūlysime sprendimą, kuris šią prievolę pavers lengva.
Įpareigojimas tvarkyti asmeninius duomenis
Kiekviena įmonė ar organizacija įdarbindama naują darbuotoją, iš jo gauna tam tikrus jo asmeninius duomenis. Tai – vardas ir pavardė, asmens kodas, parašas, asmeninė nuotrauka, gyvenamosios vietos adresas, telefono numeris, banko sąskaitos numeris, ir kiti duomenys.
BDAR įpareigoja darbdavį tinkamai saugoti ir tvarkyti šiuos duomenis, jų neatskleidžiant toms trečiosioms šalims, kurioms jie negali būti atskleisti, o taip pat pasirūpinti, kad jie būtų apsaugoti tose operacijose, kurios nereikalauja asmens duomenų atskleidimo.
Kas atsakingas už asmens duomenų tvarkymą?
Tam, jog būtų užtikrintas tinkamas asmens duomenų tvarkymas, įmonė gali paskirti duomenų apsaugos pareigūną (DAP). Jis privalo stebėti, kaip tvarkomi asmens duomenys, ir informuoti bei konsultuoti asmens duomenis tvarkančius darbuotojus apie jų pareigas.
Be to, šis darbuotojas taip pat bendradarbiauja su duomenų apsaugos institucija, kuri rūpinasi darbuotojų informavimu apie BDAR įpareigojimus įmonei ir jų vykdymą.
Kodėl svarbu BDAR reikalavimais pasirūpinti dabar?
Nors duomenys įmonėms padeda augti, efektyviau ir optimaliau plėtoti verslą, tačiau vis didėjantis duomenų kiekis lemia ir vis didėjančią atsakomybę už juos. Beveik neabejojama, kad reikalavimai asmens duomenų tvarkymui laikui bėgant tik griežtės, o baudos už jų nesilaikymą – didės. Todėl įmonėse taps itin svarbu nekaupti perteklinių duomenų, o taip pat – paskirti arba samdyti už jų tvarkymą atsakingą asmenį.
Pandemijai pakeitus daugumos įmonių veiklos modelį ir dalį įmonės darbo ėmus vykdyti nuotoliu darbas tapo efektyvesnis, tačiau skaitmeniniu būdu vykdoma komunikacija ir veiklos valdymas kelia ir papildomą riziką įmonės duomenų saugumui. Tai – dar viena priežastis laiku pasirūpinti BDAR įgyvendinimu.
Kaip lengvai tvarkyti asmens duomenis įmonėje?
Įpareigojimas tinkamai tvarkyti asmens duomenis gali skambėti kaip dar viena laiką atimanti ir papildomų įmonės resursų reikalaujanti prievolė. Tačiau šis darbas lengvai atliekamas automatizuotai ir be papildomų rūpesčių, naudojantis tam skirtais įrankiais.
Vienas tokių BDAR įrankių yra LABBIS sukurtos BONUS sistemos dalis. Šis įrankis reguliariai tikrina duomenis, automatizuotai atrenka juos šalinimui arba nusameninimui pagal nustatytus parametrus, o sistemos vartotojui patvirtinus – juos pašalina arba nuasmenina.
Kokios BDAR įrankio BONUS sistemoje naudos?
- Sumažina riziką saugoti perteklinius darbuotojų duomenis.
- Padeda paprastai ir užtikrintai laikytis bendrojo duomenų apsaugos reglamento reikalavimų. Įrankis automatizuoja duomenų surinkimą, trynimą ir nuasmeninimą.
- Garantuoja tikslumą ir kontrolę: nuolat matoma kokius duomenis reikia naikinti atleidžiant darbuotoją arba jam išeinant iš darbo. Tai vyksta automatiškai, sumažinama žmogiškųjų klaidų tikimybė.
- Sukuria galimybę atsakingam asmeniui siųsti pranešimus apie būsimus nuasmeninamus duomenis arba jų pašalinimą, o taip pat ataskaitomis apie kaupiamus konkretaus darbuotojo duomenis.
Galime padėti jums laikytis BDAR reikalavimų. Susisiekite su mumis ir pasiūlysime jūsų įmonei tinkamiausią sprendimą.