Suminė darbo laiko apskaita: viskas, ką reikia žinoti apie šį darbo laiko režimą

Suminė darbo laiko apskaita – Lietuvoje plačiai taikomas darbo laiko režimas, ypač populiarus įmonėse, kuriose darbas vyksta pamainomis arba darbuotojų grafikai keičiasi. Tokiose situacijose užtikrinti vienodą darbo valandų skaičių per savaitę yra sudėtinga. Tad suminė apskaita, leidžianti darbo valandas išdėlioti per ilgesnį apskaitinį laikotarpį, gali tapti sprendimu.  

Kas yra suminė darbo laiko apskaita?

Suminė darbo laiko apskaita – darbo laiko režimas, leidžiantis numatytas darbo valandas išdėlioti per apskaitinį laikotarpį, kuris negali viršyti 3 mėnesių. Įprastai pilną etatą sudaro 40 darbo valandų savaitė. Kai įmonėje taikoma suminė darbo apskaita, šias valandas per apskaitinį laikotarpį galima paskirstyti lanksčiau.

Tiesa, Darbo kodeksas (DK) numato, jog reikia stengtis užtikrinti kuo tolygesnį darbo krūvį per visą apskaitinį laikotarpį. Vadinasi, suminės darbo laiko apskaitos taikymas įmonėje nereiškia, jog darbuotojas vieną savaitę gali dirbti labai daug, o kitą – kone ilsėtis.  

Kokiais privalumais pasižymi suminė darbo laiko apskaita?

Nors įsakymas dėl suminės darbo laiko apskaitos įvedimo turi būti priimamas dėl objektyvių priežasčių, o ne patogumo, naudos iš šio darbo režimo įprastai turi ir darbdavys, ir darbuotojai.

• Lankstesnis darbo organizavimas. Darbo valandas galima išdėlioti lanksčiau, atsižvelgiant į kintantį darbo krūvį.
• Efektyvesnis pamainų planavimas. Kai įmonėje darbo daugiau, gali dirbti daugiau darbuotojų, o kai darbo intensyvumas mažesnis – mažiau. 
• Daugiau lankstumo darbuotojams. Darbo grafiką lengviau priderinti prie kitų darbuotojo veiklų (papildomo darbo, mokslo ir pan.) bei pageidaujamo darbo-poilsio režimo.

Kokioms įmonėms rekomenduojamas suminės darbo laiko apskaitos įvedimas?

Suminė darbo laiko apskaita rekomenduojama įmonėms, kuriose krūvis yra nepastovus arba darbas turi vykti netradicinėmis darbo valandomis. Toks darbo laiko režimas – populiarus pasirinkimas tarp prekybos tinklų, viešojo maitinimo ir apgyvendinimo įstaigų, gamybos, energetikos, sveikatos priežiūros įmonių.

Jei vienas ar keli žemiau išskirti kriterijai atitinka Jūsų įmonės situaciją, verta pagalvoti apie suminės darbo laiko apskaitos įvedimą.

• Pamaininis darbuotojų darbas.
• Slenkančio darbo grafiko taikymas.
• Būtinybė dirbti netradicinėmis darbo valandomis (ankstyvas rytas, naktis, savaitgaliai, šventinės dienos), ilgiau ar net nepertraukiamai.
• Darbo krūvio svyravimas skirtingomis savaitėmis.
• Dėl įmonės veiklos specifikos – sunkumai kiekvieną savaitę užtikrinti vienodą darbo valandų skaičių.

Jei kyla klausimų, ar ši darbo laiko apskaitos tvarka yra geriausias sprendimas Jūsų įmonei, verta plačiau pasidomėti ir kitomis darbo laiko režimų rūšimis.

Kokią suminės darbo laiko apskaitos tvarką numato Darbo kodeksas?

Nors ši darbo laiko apskaita siejasi su lankstumu, tai, sudarant grafikus, nesuteikia teisės darbdaviui savivaliauti. Maksimalią darbo laiko ir minimalią poilsio trukmę, grafikų sudarymą ir keitimą bei kitas suminės darbo laiko apskaitos taisykles aiškiai nustato Darbo kodekso 114, 115 ir 122 straipsniai.

Žemiau pateikti pagrindiniai reikalavimai, kurių, esant suminei darbo laiko apskaitai, privaloma laikytis.

• Apskaitinis laikotarpis, per kurį darbuotojas turi išdirbti visas nustatytas darbo valandas – ne ilgesnis nei 3 mėnesiai.
• Darbuotojas privalo dirbti grafike nurodytu laiku, su kuriuo jį reikia supažindinti ne vėliau nei prieš 7 dienas iki grafiko įsigaliojimo.
• Per 7 dienas galima dirbti ne daugiau nei 52 valandas, su viršvalandžiais ir papildomu darbu – ne daugiau nei 60 valandų.
• Vidutinis darbo laikas per apskaitinį laikotarpį, įskaitant ir viršvalandžius, negali būti ilgesnis nei 48 valandos per savaitę.
• Darbuotojas negali dirbti daugiau nei 6 iš 7 dienų, taip pat – dvi pamainas iš eilės.
• Darbo dienos arba vienos pamainos trukmė, neskaičiuojant pietų pertraukos, negali viršyti 12 valandų.
• Tarp dviejų darbo dienų arba pamainų darbuotojas privalo turėti ne mažiau kaip 11 valandų nepertraukiamo poilsio, o per 7 paeiliui einančias dienas – ne mažiau kaip 35 valandas.

Dažniausi suminės darbo laiko apskaitos pažeidimai, į kuriuos dėmesį atkreipia VDI

Nors suminio darbo laiko režimo taisykles numato DK, taip pat – vidiniai įmonės dokumentai (pavyzdžiui, suminės darbo laiko apskaitos tvarkos aprašas), Valstybinė darbo inspekcija (VDI) fiksuoja nemažai pažeidimų, susijusių su darbo ir poilsio trukme. Taip pat – apmokėjimu.

VDI tikrinant, ar suminė darbo laiko apskaita įmonėje yra tinkama, dažniausiai nustatomi tokie pažeidimai, kaip:

• darbas ne pagal grafiką;
• vėlavimas supažindinti su grafikais arba šių keitimas nesilaikant reikalavimų;
• per didelis išdirbtų valandų skaičius;
• darbas dvi pamainas iš eilės arba per daug darbo dienų be poilsio;
• netolygus darbo grafikas, kai tam tikromis savaitėmis dirbama nepagrįstai daug, kitomis – per mažai;
• nesuteikiamas minimalios trukmės nepertraukiamas poilsis;
• netikslus per apskaitinį laikotarpį išdirbto laiko skaičiavimas;
• netinkamas apmokėjimas pagal suminę darbo laiko apskaitą.

Minėti pažeidimai, dėl kurių kreipiasi patys darbuotojai arba kuriuos nustato VDI, Jūsų įmonės kasdienybėje pasitaiko vis dažniau? Tai – ženklas, jog suminės darbo laiko apskaitos skaičiuoklė ar kiti pavieniai įrankiai nebeatitinka verslo poreikių. Galbūt laikas pagalvoti, kaip, pasitelkus pažangesnę personalo valdymo sistemą ar kitą VVS sprendimą, įmonėje būtų galima sumažinti rankinį darbą.   

Suminės darbo laiko apskaitos įvedimas: žingsnis po žingsnio

Norint, jog suminės darbo laiko apskaitos įvedimas atitiktų DK reikalavimus ir užtikrintų sklandų darbuotojų perėjimą iš kito režimo, svarbu nepraleisti nė vieno žemiau aptarto žingsnio.

• Įvertinkite, ar suminės darbo laiko apskaitos įvedimas atitinka Jūsų įmonės veiklos specifiką.
• Nuspręskite dėl apskaitinio laikotarpio, kuris negali viršyti 3 mėnesių, trukmės.
• Informuokite darbo tarybą apie suminės darbo laiko apskaitos įvedimą ir konsultuokitės. Jei įmonėje veikia profesinė sąjunga – atsižvelkite ir į jos nuomonę.
• Supažindinkite įmonės darbuotojus su grafikų sudarymu ir kitomis svarbiomis suminės darbo laiko apskaitos taisyklėmis.
• Jei darbo laiko režimo pakeitimas keičia darbo sutarties sąlygas, su darbuotojais pasirašykite naują sutartį.
• Patvirtinkite sprendimą dėl suminės darbo apskaitos įvedimo ir taikymo konkretiems darbuotojams. Pavyzdžiui, tai gali būti suminės darbo laiko apskaitos įsakymas.
• Sudarykite grafikus, atitinkančius DK numatytus darbo laiko ir poilsio reikalavimus.

Suminės darbo laiko apskaitos tvarkos aprašas: kam reikalingas ir ar būtinas?

Suminės darbo laiko apskaitos tvarkos aprašas – vidinis įmonės dokumentas, kuriame aptariama, kaip konkrečioje įmonėje praktiškai įgyvendinami DK numatyti suminės darbo laiko apskaitos reikalavimai. Tačiau DK neįpareigoja turėti šio dokumento bei nenustato oficialios jo formos.

Suminės darbo laiko apskaitos tvarkos aprašas įprastai apima tokius svarbiausius klausimus, kaip:

• apskaitinio laikotarpio trukmė;
• grafikų sudarymo, tvirtinimo ir keitimo tvarka;
• atsakomybė už darbo laiko apskaitos žiniaraščio (tabelio) pildymą ir terminai;
• viršvalandžių apmokėjimo tvarka ir kita.

Šiame vidiniame įmonės dokumente nustatyta tvarka padeda išspręsti įvairius praktinius klausimus, susijusius su suminės darbo apskaitos taikymu įmonėje. Taip pat sumažina nesusipratimų, kylančių tarp darbdavio ir darbuotojų, riziką.

Suminės darbo laiko apskaitos apmokėjimas

Kaip numato Darbo kodeksas, ši darbo laiko apskaita leidžia darbo valandas paskirstyti nevienodai. Tad, jei mokama už realiai išdirbtą darbo laiką, atlyginimas kiekvieną mėnesį gali skirtis. Jei, pagal darbo sutartį, mokamas pastovaus dydžio mėnesinis atlyginimas, už viršvalandžius ar neišdirbtas valandas, galutinai su darbuotoju atsiskaitoma apskaitinio laikotarpio pabaigoje.

Viršvalandžiai pagal suminę darbo laiko apskaitą ir jų apmokėjimas

Viršvalandžiai yra apmokami ne mažesniu nei pusantro darbuotojo darbo užmokesčio dydžio tarifu, o, darbuotojo pageidavimu, tos valandos, taikant 1,5 koeficientą, gali būti pridedamos prie kasmetinių atostogų.

Viršvalandžiai, priklausomai nuo to, kada jie buvo dirbami, yra apmokami:

• įprasti viršvalandžiai – ne mažesniu nei 1,5 darbuotojo darbo užmokesčio dydžio tarifu;
• viršvalandžiai poilsio dieną, nenustatytą dirbti pagal grafiką – ne mažesniu nei 2,0 darbuotojo darbo užmokesčių dydžio tarifu;
• viršvalandžiai naktį – ne mažesniu nei 2,0 darbuotojo darbo užmokesčių dydžio tarifu;
• viršvalandžiai šventinę dieną – ne mažesniu nei 2,5 darbuotojo darbo užmokesčių dydžio tarifu.

Pasirinkus išdirbtus viršvalandžius pridėti prie kasmetinių atostogų, papildomos valandos yra atitinkamai dauginamos iš 1,5, 2,0 arba 2,5 koeficiento.

Suminė darbo laiko apskaita – viršvalandžiai: praktinis pavyzdys

Darbuotojas per 3 mėnesius vietoje grafike numatytų 480 valandų, realiai išdirbo 500 valandų. Taigi, jis sukaupė 20 valandų viršvalandžių, už kurias priklauso ne mažesnis nei 1,5 įprasto darbo užmokesčio tarifas.

Neišdirbtos valandos ir jų apmokėjimas

Taikant suminę darbo laiko apskaitą, už per apskaitinį laikotarpį numatytas, bet neišdirbtas valandas sumokama pusė darbuotojui priklausančio darbo užmokesčio. Jei darbuotojas dirba pilnu etatu, darbo užmokestis, išmokamas paskutinį apskaitinio laikotarpio mėnesį, negali būti mažesnis nei MMA.

Tai nereiškia, jog darbuotojas savavališkai gali nedirbti ir, visgi, gauti už tai atlygį. Dėl tam tikrų, nuo darbuotojo valios nesusijusių priežasčių, per apskaitinį laikotarpį gali nepavykti pasiekti visų numatytų išdirbti valandų. 

Neišdirbtos valandos: praktinis pavyzdys

Darbuotojui, atsižvelgiant į etato dydį, per mėnesį reikia išdirbti 160 valandų. Taigi, per 3 mėnesių apskaitinį laikotarpį – 480 valandų. Jei per 3 mėnesius vietoje 480 valandų buvo išdirbta tik 400 valandų, neišdirbtų valandų skaičius siekia 80. Tokiu atveju darbdavys darbuotojui už 80 neišdirbtų valandų sumoka pusę jam priklausančio darbo užmokesčio.  

Suminė darbo laiko apskaita: atostogos ir nedarbingumas

Ligos išmokos ir atostoginių skaičiavimas, esant suminei darbo laiko apskaitai, atitinka įprastą įstatymuose numatytą tvarką. Tačiau, priklausomai nuo darbuotojo kasmetinių atostogų ar nedarbingumo trukmės, per apskaitinį laikotarpį numatytos išdirbti valandos turi būti perskaičiuojamos.  

Svarbiausia, ką reikia žinoti apie nedarbingumą ir atostogas pagal suminę darbo laiko apskaitą:

• atostogų trukmė ir atostoginių skaičiavimas pagal šią darbo laiko apskaitą nesiskiria nuo kitų darbo laiko režimo formų;
• darbdavys negali reikalauti valandų, kai darbuotojas sirgo ar atostogavo, atidirbti kitu laiku;
• nedarbingumas ir atostogos nelaikomos neišdirbtomis valandomis – pastarosios atimamos iš numatytos darbo laiko normos per apskaitinį laikotarpį.

Kaip automatizuoti suminę darbo laiko apskaitą ir išvengti klaidų?

Nors ši darbo laiko apskaita gali padėti išspręsti pagrindines įmonės veiklos organizavimo problemas, ne paslaptis: dalis įmonių baiminasi, ar praktikoje šį darbo laiko režimą pavyks pritaikyti sėkmingai.  

Užduotis, kurioms anksčiau darbuotojai sugaišdavo daug laiko, o neretai – ir klysdavo, šiuolaikinės verslo valdymo programos gali atlikti automatiškai. Suminės darbo laiko apskaitos tvarkymas – ne išimtis.   

Pasidomėkite plačiau, kokias suminės darbo laiko apskaitos automatizacijos galimybes, pradedant DK reikalavimus atitinkančių grafikų sudarymu ir baigiant teisingu darbo užmokesčio apskaičiavimu, siūlo LABBIS BONUS personalo valdymo sistema.

Automatizavus kasdienius darbo laiko apskaitos procesus, sumažėja rankinio darbo bei žmogiškųjų klaidų, o kontroliuoti, ar grafikai atitinka darbo laiko ir poilsio reikalavimus – gerokai lengviau.