Verslo valdymo sistemos (VVS) diegimas: etapai ir dažniausios klaidos

Verslo valdymo sistema įmonėms – sprendimas, galintis supaprastinti ir paspartinti įvairius kasdienius įmonės procesus, taip padidinant verslo efektyvumą bei konkurencingumą. Tiesa, tokio rezultato galima tikėtis tik tada, jei verslo valdymo sistemos diegimas atliekamas profesionaliai, atsižvelgiant į individualius įmonės poreikius.

VVS diegimas paprastai apima planavimo, sistemos konfigūravimo ir testavimo, paleidimo bei tolimesnio palaikymo etapus, o dažniausios klaidos susijusios su netinkamu planavimu, paviršutiniškais mokymais, testavimo trūkumais ir netinkamai paruoštais duomenimis.

Šiame straipsnyje plačiau supažindinsime su pagrindiniais verslo valdymo sistemos (VVS) diegimo etapais nuo projekto planavimo iki veikiančios sistemos priežiūros ir palaikymo. Taip pat – dažniausiai pasitaikančiomis klaidomis, dėl kurių VVS diegimas gali trukti ilgiau nei planuota, o pati sistema neatitikti kliento lūkesčių. 

Kokius etapus apima verslo valdymo sistemos diegimas?

Verslo valdymo sistemos, dar vadinamos ERP, diegimas – sudėtingas, iš atskirų etapų sudarytas procesas, į kurį turėtų įsitraukti ne tik techninius sprendimus įgyvendinanti įmonė, bet ir darbuotojai, kurie naudos programą savo darbe.  

Planavimas

Tai – esminis VVS sistemos diegimo etapas, nuo kurio sklandumo priklauso viso projekto įgyvendinimo sėkmė. Šiame etape atliekami žingsniai yra svarbūs, siekiant, jog abi pusės, tai yra – projekto užsakovas ir jį įgyvendinanti įmonė – vienodai suprastų proceso eigą bei galutinį rezultatą.

• Darbų plano detalizavimas. Aptariami konkretūs VVS diegimo darbai, jiems reikalingi resursai, eiliškumas bei atlikimo terminai.
• Galutinių projekto rezultatų sukonkretinimas. Siekiant išvengti nesusipratimų, turi būti aptariama, kokius konkrečiai darbus atlikus, VVS diegimas įmonėje bus baigtas.
• Atsakomybės paskirstymas. Verslo procesų automatizavimas neatsiejamas nuo įmonės darbuotojų įsitraukimo. Tad konkrečias užduotis turi prisiimti ne tik sistemos diegimo specialistai, bet ir įmonės darbuotojai.   
• Komunikacijos detalių aptarimas. Susitariama dėl planuojamų susitikimų VVS diegimo eigoje, dalinimosi aktualia informacija būdų (pavyzdžiui, el. paštas, „Teams“ ar projektinė valdymo sistema ir pan.) bei kitų svarbių komunikacijos detalių.

Pasiruošimas diegimui ir programos testavimas

Tai – techniškai sudėtingiausias VVS diegimo etapas, kurio metu sistema pritaikoma konkrečios įmonės darbui bei patikrinama, ar visi sprendimai veikia tinkamai.

• Infrastruktūros paruošimas. Ruošiami serveriai, vartotojų prieigos, darbo aplinka, saugumo nustatymai bei atliekami kiti techniniai darbai, reikalingi VVS sistemos diegimui.  
• VVS konfigūravimas. Sukuriami dokumentų šablonai, parenkami reikalingi moduliai, nustatomos skirtingiems vartotojams prieinamos funkcijos bei atliekami kiti darbai, reikalingi VVS pritaikymui prie konkrečios įmonės veiklos procesų.
• Duomenų paruošimas. Pašalinus nereikalingą, pasenusią informaciją, nusprendžiama, kokie duomenys bus perkeliami į naują VVS ir kaip atrodys jų struktūra. 
• Duomenų perkėlimas testinėje aplinkoje. Pirmiausia perkeliama nedidelė dalis duomenų. Vėliau, įsitikinus, ar viskas veikia tinkamai ir, jei reikia, išsprendus esamas problemas, perkeliami didesnės apimties duomenys.
• Darbuotojų mokymai. Darbo su VVS mokymai įprastai vykdomi dviem etapais. Pirmiausia visi įmonės darbuotojai, kuriems teks dirbti su nauja sistema, supažindinami su pagrindiniais programos naudojimo principais. Tai yra – prisijungimu, vartotojo sąsaja, pagrindiniais moduliais bei funkcijomis ir pan.

Sekančio mokymų etapo metu konkretūs darbuotojai gilinasi į darbą su būtent jiems aktualiu moduliu (finansai, sandėlys, pirkimai/pardavimai ir pan.), kurį naudos savo kasdienėje veikloje.

Sistemos paleidimas (startas)

Tai – etapas, kurio metu VVS sistema iš testinės versijos pradedama naudoti realiame įmonės darbe. Tiesa, šiame etape neužtenka paspausti mygtuko „Startas“: yra nemažai svarbių užduočių, kurias reikia atlikti prieš.

• Likučių perkėlimas į realią sistemą. Atliekamas galutinis likusių duomenų perkėlimas į VVS.
• Duomenų sutikrinimas. Kartu su vadovu ar kitu už VVS diegimą įmonėje atsakingu asmeniu atidžiai patikrinama, ar duomenys perkelti teisingai. Taip pat įvertinama, ar sistema veikia tinkamai.
• Bandomasis naudojimas ir intensyvus specialistų palaikymas. Pirmąjį mėnesį po VVS sistemos paleidimo „LABBIS“ specialistai vaizdžiai vadina „rankinio laikymo“ etapu. Tai reiškia, jog diegimo specialistas įsipareigoja operatyviai atsakyti į vartotojams kylančius klausimus ir padėti išspręsti kitas, su VVS naudojimu susijusias problemas.
• Galutinis VVS veikimo įvertinimas. Praėjus maždaug mėnesiui nuo ERP sistemos naudojimo pradžios, specialistai turi dar kartą įsitikinti, ar viskas, atsižvelgiant į realias įmonės darbo sąlygas, veikia tinkamai. 

Palaikymas ir aptarnavimas

Kai ERP diegimas įmonėje yra baigtas, su klientu aptariamos tolimesnio bendradarbiavimo detalės, apimančios nuolatinį aptarnavimą, konsultacijas, sistemos atnaujinimą bei vystymą.  

Kalbant apie mūsų siūlomas verslo valdymo sistemas, minėtais klausimais su klientais bendradarbiavimą tęsia „LABBIS“ Kompetencijų centras.

Dažniausiai pasitaikančios VVS diegimo klaidos

Klaidų ir su tuo susijusių problemų rizika atsiranda tada, jei kuriam nors VVS diegimo etapui neskiriama pakankamai dėmesio ar šis praleidžiamas. Tokią situaciją gali lemti tiek netinkamas VVS diegimo partnerio pasirinkimas, tiek ir neapgalvotai priimti kliento sprendimai.

Netinkamas planavimas

Planavimo etape neskiriant pakankamai dėmesio individualių įmonės poreikių ir su tuo susijusių VVS sprendimų įvertinimui, įdiegta programinė įranga gali veikti neefektyviai. Tokiu atveju reikalingos papildomos korekcijos, kurios atima ne tik laiką, bet ir reikalauja papildomų išlaidų.

Paviršutiniški darbuotojų mokymai

Pasitaiko, jog, pavyzdžiui, bandant sumažinti projekto biudžetą, mokymai dirbti su nauja programine įranga kliento poreikiu yra praleidžiami arba tai atliekama paviršutiniškai. Dėl tokio sprendimo darbuotojai, pradėję naudotis nauja sistema, susiduria su neaiškumais ir daro klaidas. Tai gali atsiliepti ne tik jų produktyvumui, bet ir visos įmonės veiklos kokybei.

Galiausiai, situacija, kai nauja VVS tiesiog „numetama“ iš viršaus, nepaaiškinus, kaip šia naudotis ir kuo ji naudinga, gali sukelti darbuotojų nepasitenkinimą.

Darbuotojų įtraukimo į VVS diegimą ir mokymų svarba – plati tema, nagrinėjama įvairiuose šaltiniuose. Jei įdomu, su vienu iš mokslinių straipsnių galite susipažinti čia. 

Neatidus VVS testavimas

Jei naujos programinės įrangos testavimas atliekamas nepakankamai atidžiai, klaidos ar netinkamai veikiančios funkcijos gali likti nepastebėtos. Problemoms, kurios galėjo būti išspręstos testavimu metu, pasireiškus realioje veikloje, gali sumažėti įmonės veiklos efektyvumas, kokybė ar net smukti reputacija klientų akyse.

Netinkamai paruošti duomenys

Jei į naują sistemą perkeliami duomenys nėra atidžiai peržiūrimi, tai reiškia problemas, susijusias su netikslia informacija (klaidingi likučiai, pasikartojantys įrašai ir pan.).

Galiausiai, nereikalingus duomenis, užuot ištrynus, perkėlus į naują programą, sistema be reikalo apkraunama, o pats verslo valdymo sistemos diegimas pailgėja.

Nepakankamas palaikymas

Nusprendus nepasinaudoti VVS palaikymo ir aptarnavimo paslauga, darbuotojui, kilus neaiškumų programos naudojimu metu, lieka be profesionalios pagalbos.  

VVS aptarnavimo metu gali būti pastebimi ir, šiems realiame darbe dar nespėjus tapti problema, ištaisomi net mažiausi techniniai netikslumai. Galiausiai, reguliari VVS priežiūra ir atnaujinimai lemia programinės įrangos efektyvumą bei saugumą.

Per daug sudėtingi VVS sprendimai

Jei standartinė VVS sistema atitinka įmonės dabartinius poreikius, nebūtina iš karto rinktis individualių sprendimų – pernelyg didelis pritaikymas ankstyvajame etape gali apsunkinti darbą ir padidinti klaidų riziką.

Tačiau ne mažiau svarbu pasirinkti tiekėją, kuris geba sistemą plėsti ir pasiūlyti individualius sprendimus augant verslui bei didėjant poreikiams.

Papildomus modulius ar funkcijas, kaip ir „LABBIS“ VVS sprendimuose, galima įdiegti palaipsniui – tada, kai jų realiai prireikia. Tuo metu darbuotojai jau būna įsisavinę sistemą, todėl naujų funkcijų integravimas vyksta sklandžiau ir efektyviau.

​Kiek laiko trunka verslo valdymo sistemos diegimas?

Verslo valdymo sistemos diegimo trukmė nuo projekto pradžios iki programos paleidimo priklauso nuo pasirinktos programinės įrangos, įmonės dydžio bei verslo procesų sudėtingumo.

Kalbant apie įmonės dydį ir VVS diegimo trukmę, galima išskirti tokius orientacinius terminus:

• maža įmonė (iki 20 darbuotojų) – 1–3 mėnesiai;

• vidutinė įmonė (20–100 darbuotojų) – 3–6 mėnesiai;

• didelė įmonė – 6–12 mėnesių ar ilgiau.

Žinoma, jei kiekvienam etapui nebus skiriamas reikiamas dėmesys, VVS diegimas, dėl būtinybės taisyti klaidas, gali užtrukti ir ilgiau.

Kaip pasiruošti sėkmingam VVS diegimo projekto įgyvendinimui?

Neabejotinai vienas svarbiausių žingsnių, siekiant, jog verslo valdymo sistema būtų įdiegta sklandžiai – tinkamo partnerio pasirinkimas.

Jei manote, jog ir Jūsų įmonei laikas pereiti prie VVS naudojimo, nedvejokite – kreipkitės į „LABBIS“. Savo klientams siūlome tiek standartinius, tiek individualius, kartu su verslu augančius VVS diegimo sprendimus bei profesionalų jų įgyvendinimą nuo planavimo iki aptarnavimo.