Kaip pasirinkti ERP sistemą: kriterijai, dažniausios klaidos ir kiti aktualūs patarimai

Sprendžiant, kaip pasirinkti ERP sistemą (angl. enterprise resource planning system), reikia kuo objektyviau įvertinti jos funkcionalumą, integracijas, lankstumą, atitikimą Lietuvos teisės ir apskaitos reikalavimams. Žinoma, nederėtų pamiršti ir ERP partnerio profesionalumo svarbos.  

Dėl rinkoje prieinamos globalių bei vietinių ERP sistemų (VVS) gausos, besiskiriančios techniniais parametrais, pasirinkti geriausiai įmonės poreikius atitinkantį sprendimą nėra paprasta.

Straipsnyje aptariami pagrindiniai ERP vertinimo kriterijai, šiame etape pasitaikančios klaidos bei klausimai diegėjui, padėsiantys susidaryti įspūdį apie sistemos veikimą realiomis darbo sąlygomis.

Kodėl ERP sistemos pasirinkimas – strateginis sprendimas, o ne IT pirkinys?

Tinkamai pasirinkta ERP sistema gali ne tik pagerinti veiklos efektyvumą, bet ir lanksčiai prisitaikyti prie besikeičiančių įmonės poreikių ar net paskatinti verslo plėtrą. Taigi, pastarosios funkcionalumas bei įmonės gaunama nauda gerokai lenkia įprastas kompiuterines programas.

Susipažinus su VVS specifika, netgi galima teigti, jog tai nėra tiesiog programa, o savotiškas procesas, sudarytas iš kelių susijusių etapų. Verslo valdymo sistemos diegime dalyvauja ne tik IT specialistai, bet ir įmonės vadovai bei darbuotojai. Tad perėjimas prie ERP naudojimo kasdienėje veikloje reiškia ne tik vienkartines išlaidas, bet ir visos organizacijos įsitraukimą. 

5 kriterijai, kurie padės pasirinkti Jūsų įmonei tinkamiausią ERP sistemos sprendimą

Renkantis ERP sistemą, reikėtų įvertinti pastarosios lankstumą, funkcionalumą, integracijas, taip pat – atitikimą Lietuvos teisės aktams ir apskaitos tvarkymo principams. Žinoma, nederėtų nuvertinti ir ERP partnerio reikšmės, kurio profesionalumas neatsiejamas nuo sklandaus VVS diegimo ir naudojimo.  

Įmonės poreikius išpildančios ERP funkcijos

Gera verslo valdymo sistema nebūtinai turi turėti kuo daugiau funkcijų, svarbiausia, jog pastarosios atitiktų konkrečiai įmonei aktualius procesus.

ERP sistema, išsiskirianti dideliu funkcijų kiekiu, jei dalis jų – nereikalingos, ne tik daugiau kainuoja, bet ir gali apsunkinti darbą. Aišku, naudinga nebus ir ta sistema, su kuria techniškai neįmanoma atlikti įmonei aktualių kasdienių užduočių.

ERP sistemos lankstumas

Verslo valdymo sistema, pridedant reikalingas ar pašalinant neaktualias funkcijas, turi keistis kartu su įmonės poreikiais.

Tokia galimybe, kai sistemą, be sudėtingų, brangių programavimo darbų, galima papildyti reikalingais funkcionalumais, pasižymi modulinės verslo valdymo sistemos, kurias klientams siūlo LABBIS.

ERP sistemos suderinamumas su Lietuvos buhalterinės apskaitos ir teisės reikalavimais

Su VVS sistema, atitinkančia vietinės apskaitos ir teisės reikalavimus, dirbti galima iš karto, be papildomų pritaikymų. Toks pasirinkimas taupo laiką bei lėšas, kurių reikėtų papildomiems pritaikymams atlikti.

Taip pat, dėl automatinių darbo kodekso, mokesčių tarifų ir kitų atnaujinimų, gerokai sumažėja klaidų rizika. Pastarosios, kaip žinia, verslui gali turėti ne tik finansinių, bet ir teisinių pasekmių.  

ERP integracijos su kitomis sistemomis

ERP integracijos su valstybinių institucijų (VMI, Sodra), bankų, el. parduotuvių, kurjerių tarnybų bei kitų įstaigų sistemomis, kai duomenys perkeliami automatiškai, paspartina darbą bei sumažina klaidų riziką.

LABBIS kuriamos verslo valdymo sistemos turi integracijas su daugiau nei 40 įvairių platformų, kurias savo kasdienėje veikloje dažniausiai naudoja Lietuvos įmonės. 

Patikimas ERP partneris

ERP partneris turi būti patyręs, kompetentingas ir užtikrinantis sklandžią komunikaciją su klientu visuose VVS diegimo etapuose.

Verslo valdymo sistema nėra tik programa, kurią pakanka nusipirkti. Tai – kliento ir diegėjo bendradarbiavimas, prasidedantis individualių poreikių, susijusių su VVS pritaikymu, įvertinimu ir besitęsiantis konsultavimu bei techniniu palaikymu.

Daugiau patarimų, kaip pasirinkti tinkamiausią verslo procesų automatizavimo sprendimą Jūsų įmonei, rasite ankstesniame įraše.

Dažniausios klaidos, sprendžiant, kaip pasirinkti ERP sistemą

Didžiausia klaida renkantis ERP sistemą – prioritetas kainai ar sistemos siūlomoms funkcijoms, neįvertinus, ko realiai reikia įmonei reikia dabar ar prireiks ateityje. Tai įmonei reiškia ne tik sudėtingesnį VVS pritaikymą kasdienėje veikloje, bet ir mažiau efektyvų darbą bei papildomas išlaidas.

Pagrindiniu prioritetu laikoma ERP kaina

Neįvertinus ERP sistemos atitikimo realiems įmonėms procesams, pradinė programinės įrangos kaina, dėl individualių pritaikymų būtinybės, gali išaugti. O ateityje, dėl riboto funkcionalumo, netgi gali tekti pereiti prie kitos VVS.

Neįvertinamos ERP integracijos galimybės

Svarbu ne tik konkrečios integracijos, įeinančios į ERP sistemą, bet ir jų kokybė, palaikymas bei galimybė įdiegti naujas. Neįvertinus VVS integracijų lankstumo, ateityje tai gali tapti kliūtimi efektyviai įmonės veiklai.

Vidinio pasiruošimo ERP diegimui svarbos nuvertinimas

Kai darbuotojai nėrai paruošti ERP diegimui ir naudojimui, net ir techniškai stipri sistema negalės dirbti maksimaliai efektyviai. Tam turėtų būti pasitelkiami mokymai, o, kilus problemų su sistema, užtikrinama galimybė gauti operatyvią, profesionalią pagalbą, 

Neįsigilinama į įmonėje vykstančius procesus

Objektyviai neįvertinti įmonės procesai, dažniausiai kylančios problemos bei turimi tikslai gali tapti kliūtimi maksimaliam ERP sistemos efektyvumo išnaudojimui. Taip pat pareikalauti išlaidų nereikalingoms funkcijoms ar papildomiems pritaikymams.

Neįvertinama vietinio palaikymo svarba

Nesant galimybės gauti techninės pagalbos bei konsultacijų iš vietinių specialistų, iškilę nesklandumai sprendžiami lėčiau. O ir ne visi pasiūlyti sprendimai atitinka Lietuvos teisės aktus ir apskaitos reikalavimus.

Tiesa, net ir pasirinkus individualiai tinkamiausią VVS, šią diegiant, gali pasitaikyti klaidų. Apie tai, kaip to išvengti bei kitus svarbius ERP diegimo niuansus, kalbėjome ankstesniame įraše. 

5 klausimai, kuriuos, prieš pasirašant sutartį, verta užduoti ERP tiekėjui

Sprendžiant, kuri verslo valdymo sistema yra tinkamiausia, reikėtų įvertinti ne tik funkcijas, bet ir tai, kaip pastarosios realiai veikia. Tai gali padėti pasirinkti individualiai efektyviausią ERP sprendimą bei užbėgti už akių galimoms rizikoms.

Išskyrėme 5 klausimus, kuriuos, prieš pasirašant sutartį, turėtumėte užduoti ERP diegėjui, jog neliktų abejonių, ar konkreti verslo valdymo sistema – geriausias pasirinkimas.   

Ar ERP sistema turi integracijas su Jūsų naudojamomis programomis ir kaip tai praktiškai veikia?

Daugelis ERP  turi galimybę jungtis su kitomis sistemomis, bet realiai tam gali prireikti individualaus programavimo. Klientui tai – papildomos išlaidos.

Kalbant su tiekėju apie integracijas, nepamirškite pasiteirauti:

• su kokiomis konkrečiai sistemomis yra paruoštos integracijos;
• ar esamos integracijos veikia sklandžiai;
• kas – diegėjas ar pats klientas – atsakingas už integracijų palaikymą ateityje?

Ar tiekėjas gali užtikrinti duomenų saugumą?

Siekiant užtikrinti ERP sistemoje esančių duomenų saugumą nuo vidinių bei išorinių rizikos veiksnių, turi būti pasitelkiama, kiek įmanoma daugiau sprendimų:

• BDAR;
• duomenų šifravimas;
• prieigos prie informacijos kontrolė;
• serverių saugumas;
• atsarginės kopijos ir kita.

Ar ERP sistemą lengva pritaikyti prie Jūsų verslo specifikos?

Modulių, funkcijų, integracijų bei kitų techninių sprendimų įvairovė lemia verslo valdymo sistemos lankstumą. Tai leidžia nesunkiai pritaikyti ERP ne tik prie dabartinių įmonės procesų, bet ir pokyčių ateityje.

Lankstumas paverčia ERP naudingu įrankiu verslo vystymui ir plėtrai, kai prie veiklos specifikos prisitaiko programa, o ne, dėl techninių apribojimų, tenka keisti įprastus procesus.

Ar ERP sistema tinka kelių įmonių valdymui?

Kelių įmonių valdymui tinkanti ERP sistema leidžia atskirai valdyti kiekvienos įmonės procesus, tačiau bendra verslo informacija prieinama vienoje vietoje. Toks techninis sprendimas rekomenduojamas įmonių grupėms, turinčioms padalinių skirtingose vietose ar veiklą vykdantiems skirtinguose sektoriuose.

Kaip vyksta ERP diegimas bei kokios rizikos kyla kiekviename etape?

Verslo valdymo sistemos diegimas yra sudarytas iš kelių, tarpusavyje susijusių etapų, į kuriuos įprastai turi įsitraukti ne tik ERP tiekėjas, bet ir klientas. Susipažinus su standartine šio proceso eiga, aiškiau, kokias užduotis ir kodėl reikia atlikti bei kokiems galimiems iššūkiems nusiteikti.

Liko neatsakytų klausimų, susijusių su Jūsų įmonei tinkamiausios verslo valdymo sistemos pasirinkimu? Nepraleiskite progos iš patyrusių profesionalų gauti nemokamą konsultaciją, kaip sklandžiai pereiti prie ERP.