Personalo valdymo sistema – efektyvus sprendimas, kai kitos programos nebeatitinka įmonės poreikių

Personalo valdymo sistema, dar vadinama HR sistema (angl. Human Resources)  – pažangus IT sprendimas, leidžiantis vienoje vietoje valdyti su darbo santykiais susijusius procesus, darbuotojų duomenis ir personalo dokumentus.

Pasitelkus šią funkcionalią programinę įrangą, kasdienės personalo valdymo ir administravimo užduotys, kurių kiekis ir sudėtingumas priklauso nuo įmonės dydžio, atliekamos paprasčiau, greičiau ir tiksliau. Nuo to, kaip efektyviai įmonėje pavyksta susidoroti su žmogiškųjų išteklių valdymo klausimu, priklauso ir kitų verslo procesų sėkmė.   

Šiame straipsnyje:

• apžvelgsime pagrindines personalo valdymo sistemos funkcijas;
• aptarsime kriterijus, svarbius, renkantis konkrečią programinę įrangą;
• palyginsime „Excel“ ir personalo valdymo sistemų galimybes.  

Personalo valdymo sistema: kas tai?

Personalo valdymo sistema – programinė įranga, skirta valdyti ir administruoti su darbo santykiais – nuo įdarbinimo iki darbo sutarties nutraukimo – susijusius procesus bei vienoje vietoje kaupti visus darbuotojų duomenis. Priklausomai nuo pasirinktų funkcijų, sistemą galima naudoti ir tokioms personalo administravimo užduotims, kaip užmokesčio bei darbo laiko apskaita. 

Personalo valdymo programa gali veikti tiek kaip sudėtinis verslo valdymo sistemos (ERP) modulis, tiek kaip atskiras, su kitomis įmonėje naudojamomis sistemomis (finansų, gamybos ir pan.) integruojamas IT produktas. Tokiu principu veikia personalo ir darbo užmokesčio sistema BONUS, kurią įmonėms siūlo LABBIS. 

Personalo valdymas ir personalo apskaita: kuo skiriasi šie verslo procesai?

Personalo arba žmogiškųjų išteklių valdymas nukreiptas į sprendimų, susijusių su darbuotojais ir darbo organizavimu įmonėje, priėmimą. Personalo apskaita – tokių konkrečių duomenų, kaip išdirbtas darbo laikas, atlyginimas, sukauptos atostogos ir pan., registravimas, administravimas ir tvarkymas.

Šias, glaudžiai susijusias, tačiau skirtingas procesus apimančias sąvokas, kartais tapatina ir patys verslininkai. Tad pasitaiko atvejų, kai įsigyta personalo valdymo programa neleidžia atlikti tokių kasdienių užduočių, kaip, pavyzdžiui, darbo užmokesčio skaičiavimas.

Standartinis LABBIS BONUS paketas apima ne tik pagrindinius personalo valdymo procesus, bet ir tokias svarbias personalo apskaitos funkcijas, kaip darbo laiko bei darbo užmokesčio apskaita. Vienoje vietoje saugomų duomenų ir automatizuotai atliekamų užduočių rezultatas – ne tik greitis ir efektyvumas, bet ir mažesnė klaidų rizika.  

Kokias funkcijas gali atlikti personalo valdymo sistema?

Personalo valdymo sistemos funkcijos, apimančios žmogiškųjų išteklių valdymą ir susijusių procesų administravimą, priklauso nuo pasirinktų modulių. Moduliai integruojasi su kitomis verslo valdymo bei išorinėmis sistemomis, tad net sudėtingesnės personalo valdymo ir apskaitos užduotys atliekamos greičiau bei tiksliau.  

Jei Jums aktualu ne tik efektyvesnis personalo administravimas, bet ir kitų verslo procesų kontrolė, daugiau informacijos apie tai, kuo verslo valdymo sistema gali būti naudinga Jūsų įmonei, rasite ankstesniame įraše.

Personalo valdymas ir dokumentų administravimas

Tai – pagrindinis personalo valdymo sistemos modulis, apimantis darbuotojų duomenų, personalo dokumentų ir kitų, su darbo santykiais susijusių procesų valdymą bei administravimą.

Pagrindinės personalo valdymo modulio funkcijos:

• darbuotojų priėmimo, perkėlimo, kvalifikacijos kėlimo, vertinimo ir atleidimo procesų valdymas;

• darbuotojų duomenų registravimas ir valdymas;

• organizacijos struktūros ir darbuotojų pareigybių valdymas;

• personalo dokumentų (darbo sutarčių, prašymų ir pan.) administravimas;

• personalo ataskaitų rengimas ir kita.

Darbo laiko apskaita

Tai – personalo valdymo sistemos modulis, apimantis darbuotojų darbo laiko registravimą, išdirbto laiko apskaitą ir kitų, su darbo laiku susijusių procesų administravimą.

Pagrindinės darbo laiko apskaitos modulio funkcijos:

• darbo valandų registravimas;

• viršvalandžių apskaita;

• suminė darbo laiko apskaita;

• darbo grafikų sudarymas ir valdymas;

• atostogų ir neatvykimo į darbą dėl kitų priežasčių, taip pat – pravaikštų registravimas;

• komandiruočių apskaita ir kita.

Darbo užmokesčio valdymas

Darbo užmokesčio sistema arba valdymas – personalo valdymo sistemos modulis, apimantis darbuotojų atlyginimo apskaičiavimą, administravimą bei apskaitą.

Pagrindinės darbo užmokesčio modulio funkcijos:

• darbo užmokesčio skaičiavimas;
• priedų ir premijų apskaita;
• atostoginių, ligos išmokų ir kitų išmokų skaičiavimas;
• mokesčių ir kitų atskaitymų iš atlyginimų apskaičiavimas;
• darbo užmokesčio žiniaraščių bei algalapių formavimas ir kita.

Kas gali naudotis personalo valdymo sistema?

Personalo valdymo sistema, dėl galimybės pasirinkti reikalingas funkcijas – įrankis, skirtas įvairaus dydžio įmonėms, o jų naudotojai – skirtingas pareigas užimantys darbuotojai.

Naudotis sistema gali ne tik tiesiogiai su personalo valdymu ir administravimu dirbantys darbuotojai – vadovai, personalo specialistai, buhalteriai, apskaitininkai. Jei yra savitarnos galimybė, tam tikros personalo valdymo sistemos funkcijos prieinamos ir darbuotojams.

Darbuotojų savitarna 

Prisijungę prie savitarnos, darbuotojai savarankiškai gali:

• pateikti prašymus dėl atostogų, tėvadienių, komandiruočių ir pan., kuriuos tvirtina vadovas;

• matyti sukauptas atostogų dienas;

• matyti darbo užmokestį;

• matyti darbo grafiką ir pan.

Darbuotojų savitarna sumažina darbo krūvį personalo apskaitos specialistams, o patys darbuotojai gauti aktualią informaciją bei pateikti reikiamus prašymus gali greičiau. Taip pat ši galimybė gali prisidėti ir prie išaugusio pasitenkinimo darbu. 

Sudomino šis personalo valdymo sistemų aspektas? Susipažinkite su vienoje įmonėje atliktu tyrimu, kuriame nagrinėjama įdiegtos darbuotojų savitarnos nauda bei iššūkiai. 

Personalo valdymo sistema ar „Excel“: ką rinktis?

„Excel“ programa, dėl riboto funkcionalumo, gali  tikti mažoms, nedaug darbuotojų turinčioms įmonėms, kurių poreikiai apsiriboja paprastomis personalo administravimo užduotimis. Tiesa, reikia atkreipti dėmesį į faktą, jog, dėl rankinio duomenų suvedimo bei  didesnės klaidų rizikos, darbo efektyvumas, naudojantis šiuo įrankiu, krenta. 

Vidutinėms ir didelėms įmonėms, kurių veikla neatsiejama nuo didelio informacijos srauto bei įvairių procesų, rekomenduojama naudoti personalo valdymo sistemą. Tai – įrankis, dėl automatizuoto užduočių atlikimo, duomenų tikslumo ir integracijų, leidžiantis dirbti efektyviau ir tiksliau.  

Lentelėje – detalesnis personalo valdymo sistemos ir „Excel“ programos palyginimas, apimantis svarbiausius kriterijus. Iš pastarųjų galima spręsti apie šių įrankių galimybes, privalumus bei trūkumus ir palyginti juos su individualia įmonės situacija.

Kaip pasirinkti tinkamiausią personalo valdymo sistemą?

Renkantis konkrečią personalo valdymo programą, svarbu įvertinti, ar siūlomi techniniai sprendimai atitinka įmonės situaciją ir poreikius. Taip pat – ar gali padėti išspręsti problemas, kylančias personalo valdymo ir administravimo procesuose.

Jei sistema nebus pakankamai funkcionali, nepavyks atlikti visų užduočių, susijusių su personalo valdymu ir apskaita. Tuo tarpu perteklinės funkcijos, kurios padidina programinės įrangos kainą, reiškia ne tik papildomas išlaidas, bet ir gali apsunkinti naudojimąsi sistema.

Žemiau pateikiami pagrindiniai kriterijai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti, renkantis personalo valdymo sistemą.

• Įvertinti įmonės dydį ir darbuotojų skaičių.
• Nuspręsti, kokios funkcijos ir moduliai, atsižvelgiant į individualius įmonės poreikius, reikalingi.
• Pasidomėti, su kokiomis sistemomis programa turi integracijas ir kokios galimybės įdiegti naujas.
• Nuspręsti, kiek ir kokias pareigas užimančių darbuotojų naudosis sistema.
• Įvertinti, ar programa yra pakankamai lanksti, jog, prireikus, nebūtų sudėtinga keisti (pridėti/pašalinti) modulius bei funkcijas.
• Įvertinti gamintojo inovatyvumą, šiandien sunkiai įsivaizduojamą be dirbtinio intelekto galimybių išnaudojimo siūlomoje programinėje įrangoje.
• Įvertinti, ar programa lengvai valdoma, ypač – jei reikalinga darbuotojų savitarna.
• Išsiaiškinti, techninį programinės aptarnavimą atlieka bei konsultacijas teikia vietiniai ar tarptautiniai specialistai.

Pažangesnis personalo valdymas su LABBIS BONUS

Jaučiate, jog Jūsų verslas „išaugo“ iš „Excel“ lentelių ir laikas pereiti prie pažangesnių personalo valdymo ir administravimo sprendimų? Pasidomėkite LABBIS BONUS personalo valdymo sistemos galimybėmis, tarp kurių – ir dirbtinis intelektas, padedantis dirbti dar efektyviau.

Suteikiame galimybę gauti tai, ko, nepatiriant nereikalingų išlaidų, reikia būtent Jūsų įmonei. Jei siūlomas standartinis programinės įrangos sprendimas neatitinka individualių įmonės poreikių, galite pasirinkti pageidaujamus modulius bei konkrečias funkcijas.